Какие формальные английские сокращения применимы в деловой переписке
В деловой английской переписке используются формальные сокращения для удобства и экономии времени. Среди наиболее распространенных:
- ASAP (As Soon As Possible) — как можно скорее, срочно.
- FYI (For Your Information) — к вашему сведению, для информации.
- NRN (No Reply Necessary) — ответ не требуется.
- EOD (End Of Day) и COB (Close Of Business) — к концу рабочего дня.
- RSVP (Répondez S’il Vous Plaît) — просьба подтвердить получение или участие.
- i.e. (id est) — то есть, а именно.
- e.g. (exempli gratia) — например.
- etc. (et cetera) — и так далее.
- FAO (For the Attention Of) — к вниманию.
- OOO (Out Of Office) — вне офиса.
Эти сокращения широко применяются в формальной деловой переписке для повышения эффективности общения и соблюдения делового этикета. Они помогают быстро донести основную мысль и обозначить важные моменты без излишних слов. Некоторые из них (например, i.e., e.g., etc.) пришли из латинского языка и остаются стандартом в официальных письмах. 1, 3, 8
Объяснение и применение основных сокращений
ASAP используется, когда необходимо подчеркнуть срочность выполнения задачи. Например:
Please send the report ASAP.
Хотя это сокращение выражает срочность, в очень формальной переписке лучше использовать полный вариант или более вежливую формулировку, например:
At your earliest convenience.
FYI информирует получателя, что сообщение носит информационный характер и не требует обязательного ответа. К примеру:
FYI, the meeting has been rescheduled to Monday.
NRN помогает сэкономить время и избегает лишних писем, указывая, что ответ не нужен. Пример использования:
The document is attached, NRN.
EOD и COB часто встречаются в рабочих корпоративных письмах для обозначения крайнего срока. Хотя часто они взаимозаменяемы, в некоторых компаниях EOD считается чуть более точным, обозначая конец рабочего дня (обычно 17:00), а COB — закрытие бизнеса, который может варьироваться в зависимости от организации.
RSVP — заимствование из французского, используется в приглашениях или официальных запросах об участии или подтверждении получения письма:
Please RSVP by Friday.
i.e. и e.g. — латинские сокращения, часто путаются между собой.
- i.e. уточняет или переформулирует: The meeting is scheduled for tomorrow, i.e., April 5th.
- e.g. приводит примеры: Please bring any required documents, e.g., ID, passport, and contract.
etc. означает продолжение перечисления, но использовать его стоит аккуратно в деловом стиле, чтобы не выглядеть небрежно. Например:
We need to buy office supplies such as paper, pens, staples, etc.
FAO употребляется в заголовке письма или на конверте, чтобы привлечь внимание конкретного адресата:
FAO: Mr. John Smith.
OOO информирует, что человек отсутствует на рабочем месте и, следовательно, может быть недоступен. Чаще используется в автоматических уведомлениях:
I am currently OOO and will return on Monday.
Правила и рекомендации по использованию сокращений в деловой переписке
- Сокращения допустимы в формальной переписке, но должны соответствовать корпоративному стилю и ожиданиям адресата. В международных компаниях часто придерживаются более формальных, полных формулировок.
- Излишнее сокращение может восприниматься как попытка сэкономить время в ущерб уважительности. В первую очередь сокращения применимы для внутренних коммуникаций или когда известно, что адресат хорошо понимает деловой жаргон.
- Некоторые сокращения (например, ASAP, FYI) широко известны в корпоративном мире и практически универсальны. Другие (NRN, FAO) могут быть менее понятны тем, кто только осваивает деловой английский. В таких случаях лучше первый раз использовать полное выражение с сокращением в скобках.
- В письменной речи, особенно в официальных письмах и документах, сокращения i.e., e.g. и etc. должны сопровождаться запятой после них и правильным форматированием (например, i.e., e.g., etc.). Неправильное использование этих латинских сокращений — распространённая ошибка.
- Важно помнить, что сокращения, пришедшие из латинского языка, принято писать с точками (i.e., e.g.) в американском английском, тогда как в британском часто они стираются (ie, eg). Это отражает стилистические различия в деловой переписке между странами.
Часто встречающиеся ошибки при использовании сокращений
- Ошибка: использовать ASAP в слишком неформальной манере с руководством или внешними партнёрами. Например, Please complete the report ASAP может звучать настойчиво или грубо, лучше — Please complete the report at your earliest convenience.
- Путаница между i.e. и e.g., что ведёт к неправильному смыслу.
- Чрезмерное использование много сокращений подряд, например: FYI, please review the doc ASAP and RSVP NRN by EOD — такой стиль трудно воспринимать без контекста или специальных знаний.
- Игнорирование правил пунктуации с сокращениями, особенно с латинскими (i.e., e.g., etc.), что снижает читабельность и профессиональный вид письма.
Советы по произношению и устному использованию
Хотя перечисленные сокращения чаще используются в письменной речи, некоторые из них (ASAP, FYI) активно появляются и в устной деловой коммуникации.
- ASAP произносится обычно как слово («эй-сап») или как аббревиатура («эй-эс-эй-пи»), в разговоре предпочтителен первый вариант для экономии времени.
- RSVP традиционно произносится по-французски, приблизительно как «рэспонде с’иль ву пле» или сокращённо «респонде».
- В устном общении i.e. и e.g. практически не используются — вместо них говорят «that is» или «for example», что звучит естественнее.