Какие исключения есть при написании профессиональных писем на английском
Идеальные шаблоны для написания писем на английском языке: Какие исключения есть при написании профессиональных писем на английском
При написании профессиональных (деловых) писем на английском языке есть несколько важных исключений и правил, которые следует учитывать, чтобы письмо выглядело корректно и сохраняло должный уровень формальности:
- Обращения:
- В британском английском в деловых письмах после Mr, Mrs, Ms не ставится точка, а само обращение отделяется запятой. Например, Dear Mr Styles,
- В американском английском после Mr, Mrs, Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие. Например, Dear Mr. Reynolds:
- Исключение: при обращении к людям с учёной степенью или титулом (Dr, Prof, Sir) точка ставится и в британском, и в американском вариантах, например, Dear Dr. Smith, — здесь соблюдается единообразие, так как Dr является сокращением от Doctor.
- Пунктуация после обращения:
- В начале письма после обращения нельзя ставить восклицательные знаки, двоеточия (кроме специальной фразы To whom it may concern:) и смайлы. Использование восклицательных знаков может выглядеть слишком неформально и эмоционально для деловой переписки.
- Исключение в креативных и внутренних письмах: В некоторых компаниях допускается более свободное оформление, например, приветствие с восклицательным знаком в письмах внутри коллектива (Hi John!), но в официальной переписке это недопустимо.
- Использование сокращений:
- В деловых письмах не рекомендуется использовать сокращения вроде I’m, it’s, can’t — лучше писать полные формы (I am, it is, cannot). Исключение допускается лишь в полуанформальном стиле, но не более 50% сокращений.
- Исключение: сокращения, которые стали стандартными и широко принятыми, например, ASAP (as soon as possible), FYI (for your information) или RSVP (répondez s’il vous plaît) можно использовать, но только если получатель знаком с ними. Эти аббревиатуры облегчают коммуникацию, но в письме к незнакомому лицу лучше их расшифровывать.
- Тон письма:
- Необходимо избегать панибратства, сленга, жаргона, излишне разговорных и неформальных выражений вроде Hey, bro, What’s up.
- Следует использовать вежливые модальные глаголы (could, would, might) вместо can и will при запросах. Например, Could you please send the report by Friday? звучит вежливее, чем Can you send the report by Friday?
- Исключения при неформальном общении с коллегами: в долгосрочных рабочих отношениях и внутри команды возможен более простой язык и легкие дружеские фразы, но при сомнениях лучше сохранить формальный стиль.
- Ошибки в грамотности:
- Проверьте письмо на орфографические, грамматические ошибки и правильность знаков препинания. Ошибки создают впечатление непрофессионализма. Для проверки полезно использовать встроенные корректоры текста и читать письмо вслух.
- Исключение для коротких быстрых сообщений: В срочных служебных месседжах могут допускаться упрощения, но официальное письмо всегда требует максимальной аккуратности.
- Форматирование и стиль:
- Шрифт Times New Roman, размер 12, поля 2,5 см, выравнивание по левому краю.
- Письмо должно быть кратким, хорошо структурированным, с короткими абзацами и ясными формулировками.
- В письме принято использовать местоимения I и we для обозначения говорящего.
- Исключения: В некоторых более творческих сферах или стартапах могут использовать нестандартные шрифты и оформление, но для классической деловой переписки это нежелательно.
- Не рекомендуется использовать цветной текст и фон — они могут мешать восприятию и увеличить шанс попадания письма в спам.
- Запрет на использование:
- Слов need и want в деловой переписке (они звучат невежливо). Лучше использовать выражения, смягчающие требование, например, We would appreciate if you could… вместо We need you to…
- Эмодзи, CAPS LOCK, многократные восклицательные знаки. Это выглядит непрофессионально и может быть воспринято негативно.
- Исключение: Внутри дружеской или креативной команды эмодзи иногда приветствуются, но вне официальной среды они недопустимы.
- В начале письма всегда указывается цель письма, чтобы адресат сразу понял суть.
- Рекомендуется начинать с четкого и короткого предложения, например, I am writing to inquire about… или The purpose of this email is to confirm…
- Это помогает избежать двусмысленностей и экономит время получателя.
- Исключение: В короткой переписке, где цели уже ясны из контекста, повторять цель можно опустить.
- В британской и американской датах есть отличия: в Британии сначала пишут число, месяц, год (15 May 2023), в США — месяц, число, год (May 15, 2023).
- Исключение: в международной переписке можно использовать формат ISO (2023-05-15) для однозначности.
- Также важно учитывать разницу в написании времени: британский английский чаще использует формат 24-часового времени, а американский — 12-часовой с AM/PM.
Дополнительные важные исключения и советы
- Обращение к неопределенному получателю:
- Часто используется фраза To whom it may concern:, которая требует двоеточия. Это исключение в пунктуации в обращениях.
- Вместе с тем, если известно имя адресата — лучше использовать именно его, так как это делает письмо более персональным и повышает эффективность общения.
- Использование местоимений и форм вежливости:
- В деловом английском часто избегают излишней близости, поэтому не используют сокращения и избегают местоимений, повышающих фамильярность. Например, в некоторых случаях стоит заменить «you» на «one» или формулировать предложения в пассивном залоге, чтобы смягчить тон.
- Исключение: при установлении хороших доверительных отношений допускается более личный тон в письмах с действием.
- Подписи и заключительные фразы:
- Формально принято использовать завершающие фразы, такие как Yours faithfully, (если имя адресата неизвестно) или Yours sincerely, (если адресат известен), а также Best regards, как более универсальное и менее формальное.
- Исключение: для очень формальных писем избегают неформальных подписей типа Cheers, или просто имени без приветствия.
Частые ошибки при игнорировании исключений
- Использование неуместного обращения или пунктуации: Например, написание Dear Mr Styles. (с точкой в британском обращении) — выглядит некорректно.
- Чрезмерное использование сокращений: может создать впечатление небрежности.
- Панибратство в тонах: использование разговорных слов и сленга снижает уровень доверия.
- Отсутствие четкой цели письма: заставляет получателя гадать, чего именно ожидать.
- Нарушение формата дат и времени: ведет к недопониманию, особенно в международном общении.
В результате соблюдение этих исключений и правил не только повышает качество делового письма, но и демонстрирует уважение к адресату, укрепляет деловые отношения и улучшает коммуникацию.