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Master the Art of Email Writing in German with Our Professional Templates

Elevate your German email skills with our professional templates!
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Here is a comprehensive guide with professional email writing templates in German, covering formal and informal contexts:

Email Structure and Politeness

  • Always use polite and formal address with “Sie” unless the other person invites you to use “du.”
  • Use polite words like “bitte” for requests.
  • After the salutation comma, the first following word is lowercase unless it’s a noun.
  • No comma after the closing phrase.
  • Organize the email with clear paragraphs and connecting phrases.
  • Proofread before sending. 1

Common Formal German Email Template

Salutation (formal):

  • Sehr geehrte Frau [Last Name],
  • Sehr geehrter Herr [Last Name],
  • Sehr geehrte Damen und Herren, (for multiple people or unknown recipients)

Opening / Reason for writing (examples):

  • Vielen Dank für Ihre E-Mail.
  • Ich schreibe Ihnen, weil… (I am writing to you because…)
  • Wie Sie wissen,…
  • Bei unserem letzten Gespräch haben wir über … gesprochen.

Making requests or stating objectives:

  • Könnten Sie bitte…
  • Es wäre nett, wenn Sie…
  • Wäre es möglich, …
  • Ich hätte eine Frage zu …

Closing the email:

  • Sollten Sie noch Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf.
  • Ich freue mich auf Ihre Antwort.
  • Vielen Dank im Voraus für Ihre Mühe.

Complimentary close (formal):

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit bestem Gruß

Example:

Sehr geehrte Frau Müller,
ich schreibe Ihnen, um Informationen über Ihre Produkte zu erhalten. Könnten Sie mir bitte eine Preisliste zusenden? Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Informal Email Elements

  • Use “Hallo [First Name],” or just “[First Name],”
  • More casual language and emoticons are acceptable.
  • Closure examples:
    • Viele Grüße
    • Herzliche Grüße

Example informal:
Hallo Tom,
wie geht’s? Ich hoffe, alles ist gut bei dir. Hast du am Wochenende Zeit für ein Treffen?
Viele Grüße
Hans

Useful Phrases for Formal Emails

  • Ich schreibe Ihnen, weil… (I am writing because…)
  • Bitte lassen Sie mich wissen, ob… (Please let me know if…)
  • Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. (Thank you for your quick response.)
  • Ich stehe Ihnen bei weiteren Fragen gerne zur Verfügung. (I am happy to assist with further questions.)
  • Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. (I look forward to your reply.)

This template and phrase guidance will help create professional and polished emails in German for various formal and informal communication needs.

References

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