Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Beim Schreiben einer englischen E-Mail sollte man folgende Fehler vermeiden, um klar, höflich und professionell zu kommunizieren:
- Den richtigen Ton treffen: Je nach Empfänger sollte die Sprache formell oder weniger formell sein, aber in beruflichen Kontexten immer höflich und respektvoll. Umgangssprache oder zu lockerer Stil sind zu vermeiden. 1
- Rechtschreib- und Grammatikfehler: Auch wenn automatische Korrekturprogramme genutzt werden, sollte man besonders auf homophone Wörter wie „to“ und „too“ achten und zweifelhafte Sätze laut aussprechen oder von Muttersprachlern prüfen lassen. 5, 1
- Vermeidung von zu vielen Fachbegriffen, Abkürzungen oder technischem Kauderwelsch, die den Empfänger verwirren könnten. 1
- Keine wortwörtlichen Übersetzungen von deutschen Redewendungen oder Sprichwörtern, da diese im Englischen häufig nicht verstanden werden und unprofessionell wirken können. 4, 7
- KISS-Prinzip: Keep it short and simple - kurze und klare Sätze schreiben, keine zu langen oder komplizierten Satzkonstruktionen. 7, 4
- Missverständnisse durch falsche oder irreführende Begriffe vermeiden, z.B. kein „Handy“ sondern „mobile“, kein „Beamer“ sondern „projector“. 4
- Formale Anrede und Grußformel passend zum Empfänger wählen, z.B. „Dear Mr./Ms. [Nachname]“ oder „Dear Sir/Madam“ bei Unbekannten. 5
- Profisprache bevorzugen und Umgangssprache, SMS-Kürzel oder Akronyme wie LOL, TYSM im beruflichen Kontext vermeiden. 9
Die Bedeutung von Klarheit und Struktur in englischen E-Mails
Klarheit ist das A und O beim Verfassen von englischen E-Mails. Studien zeigen, dass durchschnittlich 59 % der Kommunikation Missverständnisse aufweisen, wenn Nachrichten unklar sind. Eine klare Struktur mit einer kurzen Einleitung, einem klar formulierten Hauptteil und einem prägnanten Abschluss hilft, die Botschaft verständlich zu übermitteln. Zum Beispiel sollte man anstelle von „I would be grateful if you could possibly send me the report soon“ lieber schreiben: „Please send me the report by Friday.“ Dieser Satz ist direkter, vermeidet unnötige Höflichkeitsfloskeln, die verwirren können, und bleibt dennoch höflich.
Typische Fehler bei der Anrede und dem Gruß
Viele Nicht-Muttersprachler unterschätzen, wie wichtig eine korrekte Anrede ist. Im Englischen gibt es deutliche Unterschiede zwischen förmlichen und informellen Anreden. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von zu lockeren Anreden wie „Hi“ oder nur „Hello“ in einem sehr formellen Kontext, beispielsweise bei der ersten Kontaktaufnahme mit einem Geschäftspartner. Im Gegensatz dazu wirkt das starre „Dear Sir or Madam“ oft unpersönlich, wenn der Name des Empfängers bekannt ist. Eine Faustregel lautet: Wenn möglich, immer den Namen nennen und „Dear Mr. Smith“ oder „Dear Ms. Johnson“ schreiben.
Auch bei den Grußformeln ist Vorsicht geboten: Während „Best regards“ oder „Kind regards“ universell und höflich sind, können Umgangsausdrücke wie „Cheers“ oder gar „Take care“ in geschäftlichen E-Mails unprofessionell wirken.
Umgang mit kulturellen und sprachlichen Unterschieden
Englische E-Mails sind häufig international gerichtet, weshalb interkulturelle Sensibilität wichtig ist. Deutsche Muttersprachler neigen beispielsweise dazu, sehr direkt zu formulieren, was im englischsprachigen Raum oft als unhöflich empfunden wird. Ein Satz wie „Send me the documents immediately“ kann durch eine höflichere Formulierung wie „Could you please send me the documents at your earliest convenience?“ ersetzt werden, um den Ton angemessener zu gestalten.
Zudem sollte man vermeiden, deutsche Redewendungen wortwörtlich zu übersetzen, da sie im Englischen oft unverständlich sind. So ist „Das ist nicht mein Bier“ als Übersetzung für „That’s not my business“ ungebräuchlich.
Häufige Fehler bei Grammatik und Wortwahl
Rechtschreibung und Grammatik sind bei englischen E-Mails entscheidend, da Fehler den Eindruck von Unprofessionalität vermitteln können. Ein besonders häufiger Fehler betrifft die Verwechslung von homophonen Wörtern wie „their“, „there“ und „they’re“. Ebenso sollten Zeitformen korrekt verwendet werden, da Fehler die Verständlichkeit beeinträchtigen.
Ein Beispiel: „I am waiting your reply“ ist grammatikalisch inkorrekt – richtig lautet es: „I am waiting for your reply“ oder „I look forward to your reply.“
Ebenso sollte man auf den Unterschied zwischen „since“ (zeitlicher Beginn) und „for“ (Dauer) achten, z.B. „I have been working here since 2018“ vs. „I have been working here for 6 years.“
Vermeidung von zu vielen Fachbegriffen und Abkürzungen
In englischsprachigen Business-E-Mails kann der zu häufige Einsatz von Fachbegriffen oder internen Abkürzungen den Text unverständlich machen. Das gilt besonders in internationalen Teams, in denen nicht alle Empfänger dieselbe Fachsprache sprechen. Ein Beispiel: Abkürzungen wie „ETA“ (Estimated Time of Arrival) sind zwar im englischsprachigen Raum weit verbreitet, können aber für weniger erfahrene Leser verwirrend sein.
Daher sollte man Abkürzungen entweder vermeiden oder beim ersten Gebrauch kurz erklären, z.B. „ETA (estimated time of arrival)“.
KISS-Prinzip: Kurz und simpel schreiben
Das KISS-Prinzip (Keep It Short and Simple) ist in der Geschäftskommunikation besonders wichtig. Englische E-Mails sollten kurze Sätze und einfache Satzstrukturen enthalten. Lange, verschachtelte Sätze erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen.
Beispiel schlechter Satz:
„Due to the fact that the project deadline has been moved forward unexpectedly, we would like to request you to provide the final report at your earliest possible convenience.“
Besser:
„The project deadline has been moved up. Please send the final report as soon as possible.“
Einfachere Sätze verbessern nicht nur das Verständnis, sondern sind auch schneller zu lesen und wirken professioneller.
Professioneller und angemessener Sprachstil
In einem formellen oder geschäftlichen Kontext sollte auf Umgangssprache, Emojis, SMS-Kürzel oder lockere Ausdrücke verzichtet werden. Begriffe wie „LOL“, „BTW“ oder „TYVM“ sind im geschäftlichen Englisch unangebracht und verwässern den professionellen Eindruck der E-Mail.
Letzte Kontrolle vor dem Abschicken
Eine abschließende Überprüfung der E-Mail ist essenziell. Hierfür sollte man die E-Mail idealerweise laut lesen oder mit einer Software zur Grammatikprüfung kombinieren. Lautes Lesen hilft, holprige Stellen und falsche Betonungen zu erkennen, was auf schwer verständliche oder fehlerhafte Formulierungen hinweist.
Zusammenfassung
Eine gelungene englische E-Mail ist klar, höflich und professionell formuliert. Sie vermeidet typische Fehler wie ungeeigneten Ton, Grammatik- und Rechtschreibfehler, übermäßigen Fachjargon oder unangemessene Abkürzungen. Kulturelle Besonderheiten sollten berücksichtigt werden, damit der Text richtig verstanden wird. Kurze Sätze und eine klare Struktur unterstützen die Lesbarkeit, während eine geeignete Anrede und Grußformel den richtigen Rahmen schaffen. Ein sorgfältiges Korrekturlesen vor dem Abschicken gewährleistet eine fehlerfreie Kommunikation.
Sich in realen Situationen auf Englisch ausdrücken zu üben, etwa durch aktive Gesprächspraxis mit einem Tutor oder interaktiven Tools, fördert das sichere Schreiben von E-Mails zusätzlich und reduziert typische Fehler langfristig.