Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Beim Schreiben einer englischen E-Mail sind vor allem drei Dinge entscheidend: der richtige Ton, klare Formulierungen und möglichst fehlerfreies Englisch. Wer zu umgangssprachlich schreibt, deutsche Wendungen direkt überträgt oder Anrede und Grußformel unpassend wählt, wirkt schnell unprofessionell.
Der richtige Ton: weder zu steif noch zu locker
Englische E-Mails brauchen je nach Empfänger einen anderen Grad an Formalität. In beruflichen Kontexten ist höflich, sachlich und respektvoll fast immer die beste Wahl. Zu lockere Formulierungen wie in einer Chatnachricht können distanziert oder unprofessionell wirken, während übertrieben förmliche Sprache schnell altmodisch oder unbeholfen klingt.
Ein guter Mittelweg ist klare, höfliche Standardsprache:
- I would like to ask…
- Could you please send me…
- Thank you for your help.
Zu direkte oder harte Formulierungen wirken im Englischen oft schärfer als im Deutschen. Ein Satz wie Send me the file klingt deutlich unhöflicher als Could you please send me the file?. Kleine Höflichkeitsformen machen im Englischen einen großen Unterschied.
Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden
Selbst einfache Fehler fallen in E-Mails sofort auf, weil jede Nachricht eine kleine Visitenkarte ist. Besonders häufig sind Verwechslungen bei gleich klingenden Wörtern wie to / too / two, their / there / they’re oder your / you’re. Solche Fehler verändern oft die Bedeutung des Satzes oder lassen ihn ungenau wirken.
Auch Grammatikfehler bei Zeitformen, Artikelgebrauch oder Präpositionen sind problematisch, weil sie die Lesbarkeit stören. Ein Satz wie I am looking forward to hear from you ist falsch; korrekt ist I am looking forward to hearing from you.
Praktisch ist es, E-Mails vor dem Abschicken noch einmal laut zu lesen. Dadurch fallen fehlende Wörter, komische Satzstellungen und doppelte Formulierungen oft schneller auf als beim stillen Überfliegen. Gerade beim Schreiben in einer Fremdsprache hilft aktives Üben mit echten Gesprächssituationen, weil typische E-Mail-Formulierungen dann später auch im Sprechen sicherer verfügbar sind.
Keine wortwörtlichen Übersetzungen aus dem Deutschen
Direkte Übersetzungen sind eine der häufigsten Ursachen für unnatürliches Englisch. Viele deutsche Redewendungen haben im Englischen keine Entsprechung oder klingen dort merkwürdig.
Typische Beispiele sind:
- das macht Sinn → im Englischen meist that makes sense
- ich drücke die Daumen → good luck oder I’m keeping my fingers crossed
- mit freundlichen Grüßen → je nach Kontext Kind regards, Best regards oder Sincerely
Problematisch sind auch Wendungen, die im Deutschen korrekt wirken, im Englischen aber unüblich sind. Ein Satz wie I have the pleasure to inform you… ist nicht falsch in jeder Situation, wirkt aber oft steif; natürlicher ist häufig I am pleased to inform you….
Wer direkt aus dem Deutschen überträgt, riskiert außerdem Satzmuster, die englische Leser als fremd empfinden. Englische E-Mails wirken meist besser, wenn sie kürzer, direkter und idiomatisch formuliert sind.
Fachbegriffe, Abkürzungen und Bürojargon sparsam einsetzen
In Fach- und Arbeitskontexten ist nicht jedes Kürzel automatisch hilfreich. Zu viele Abkürzungen, interne Fachwörter oder technisches Kauderwelsch können den Empfänger ausschließen, besonders wenn nicht sicher ist, wie vertraut die Person mit dem Thema ist.
Das gilt auch für interne Firmensprache oder sehr spezielle Akürzungen wie KPI, ETA oder SLA, wenn der Kontext nicht klar ist. Solche Begriffe sind nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger sie sicher versteht. Sonst sind kurze, ausgeschriebene Formulierungen besser.
Statt Please revert asap regarding the deliverables ist oft klarer:
- Please reply as soon as possible about the files.
- Please let me know your decision by Friday.
Klarheit ist wichtiger als möglichst viel Fachsprache.
Kurze und einfache Sätze schreiben
Das KISS-Prinzip — Keep it short and simple — ist beim Schreiben englischer E-Mails besonders nützlich. Kurze Sätze sind leichter zu verstehen und senken das Risiko für Grammatikfehler. Lange Schachtelsätze mit mehreren Nebensätzen wirken schnell schwerfällig.
Vergleiche diese beiden Varianten:
- I am writing to ask whether you could possibly send me the updated version of the document we discussed yesterday, if that is not too much trouble.
- Could you please send me the updated version of the document we discussed yesterday?
Die zweite Version ist direkter, höflicher und lesbarer. Gerade in E-Mails ist Präzision wichtiger als stilistische Komplexität.
Typische falsche oder irreführende Wörter
Manche deutschen Wörter lassen sich nicht eins zu eins übersetzen. Besonders bei Begriffen aus dem Büroalltag entstehen schnell Missverständnisse.
Beispiele:
- Handy heißt auf Englisch nicht handy, sondern meist mobile phone oder cell phone
- Beamer heißt nicht beamer, sondern projector
- Meeting room ist ein Besprechungsraum, nicht einfach irgendein „Meeting“
Solche scheinbar kleinen Unterschiede sind wichtig, weil sie in beruflichen E-Mails sehr schnell zu Verwirrung führen können. Wer unsicher ist, sollte die einfachste und allgemeinste Formulierung wählen.
Anrede und Grußformel passend wählen
Die Anrede setzt den Ton für die gesamte E-Mail. Bei unbekannten Personen sind Dear Sir/Madam oder, wenn der Name bekannt ist, Dear Mr. Smith bzw. Dear Ms. Smith üblich. In weniger formellen, aber dennoch professionellen E-Mails kann auch Hello Sarah passen, wenn der Kontakt bereits etabliert ist.
Unpassend sind:
- ein zu abruptes Hi in formellen Bewerbungs- oder Kundenmails
- eine zu altehrwürdige oder steife Anrede, wenn ein moderner, sachlicher Ton erwartet wird
- das Weglassen der Anrede in Situationen, in denen Höflichkeit wichtig ist
Auch die Grußformel sollte zum Grad der Formalität passen:
- Kind regards
- Best regards
- Sincerely
Ein Best allein kann in vielen Arbeitskontexten etwas kurz oder kühl wirken.
Umgangssprache, SMS-Kürzel und Emojis vermeiden
In beruflichen E-Mails haben Abkürzungen aus Chats oder SMS meist nichts zu suchen. Kürzel wie LOL, TYSM, BTW oder übermäßige Emojis wirken schnell unprofessionell, besonders bei Kunden, Vorgesetzten oder neuen Kontakten. Selbst wenn die Nachricht freundlich gemeint ist, kann der Eindruck zu locker oder unklar sein.
Stattdessen ist es besser, ganze Wörter zu schreiben:
- Thank you very much
- By the way
- I appreciate your help
Eine E-Mail ist kein Chat. Je formeller der Anlass, desto wichtiger ist eine klare und vollständige Ausdrucksweise.
Vor dem Abschicken prüfen
Eine gute englische E-Mail wird vor dem Versenden noch einmal überprüft. Dabei sollten besonders Anrede, Namen, Datumsangaben, Anhang, Höflichkeitsformel und die richtige Tonlage kontrolliert werden. Ein falsch geschriebener Name oder eine vergessene Datei kann selbst bei sprachlich guter Formulierung einen schlechten Eindruck hinterlassen.
Sinnvoll ist eine kurze Schlussprüfung mit fünf Fragen:
- Ist der Ton angemessen?
- Sind alle Namen und Daten korrekt?
- Gibt es Tippfehler oder Grammatikfehler?
- Ist die Nachricht kurz und verständlich?
- Passt die Grußformel zum Empfänger?
Kurz zusammengefasst
Beim Schreiben einer englischen E-Mail sollten vor allem unpassender Ton, direkte Übersetzungen aus dem Deutschen, Fachjargon, Umgangssprache und Grammatikfehler vermieden werden. Klarheit, Höflichkeit und einfache Satzstrukturen machen E-Mails leichter lesbar und professioneller. Wer die Anrede, die Grußformel und einzelne Wortwahl genau prüft, hinterlässt einen deutlich besseren Eindruck.