Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Beim Schreiben einer englischen E-Mail sollte man folgende Fehler vermeiden, um klar, höflich und professionell zu kommunizieren:
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Den richtigen Ton treffen: Je nach Empfänger sollte die Sprache formell oder weniger formell sein, aber in beruflichen Kontexten immer höflich und respektvoll. Umgangssprache oder zu lockerer Stil sind zu vermeiden. 1
Erweiterung: Der Ton einer E-Mail bestimmt maßgeblich den Eindruck, den der Empfänger von Ihnen gewinnt. So erwartet man bei einer Erstkontaktaufnahme häufig eine formalere Ansprache, wie etwa „Dear Mr. Smith“, während in internen Teams oder bei langjährigen Kontakten ein lockereres „Hi John“ angemessen sein kann. Wichtig ist, den Ton konsistent zu halten und nicht zu abrupt von formell zu informell zu wechseln, da dies Unsicherheit oder Unprofessionalität vermitteln kann. -
Rechtschreib- und Grammatikfehler: Auch wenn automatische Korrekturprogramme genutzt werden, sollte man besonders auf homophone Wörter wie „to“ und „too“ achten und zweifelhafte Sätze laut aussprechen oder von Muttersprachlern prüfen lassen. 5, 1
Erweiterung: Solche Fehler können nicht nur peinlich wirken, sondern auch den Sinn der Nachricht verfälschen. Beispielsweise kann ein falsch gesetztes Komma oder ein fehlendes „not“ die Bedeutung einer Aussage komplett umkehren. Das laute Vorlesen hilft, holprige oder missverständliche Formulierungen zu erkennen. Für Nicht-Muttersprachler lohnt sich oft der Einsatz spezieller Online-Tools, die kontextbezogen Fehler aufzeigen, oder der Austausch mit Sprachpartnern. -
Vermeidung von zu vielen Fachbegriffen, Abkürzungen oder technischem Kauderwelsch, die den Empfänger verwirren könnten. 1
Erweiterung: Besonders in multinationalen Teams oder bei Kunden aus anderen Ländern ist es wichtig, dass die Sprache klar und für alle verständlich bleibt. Fachjargon sollte nur verwendet werden, wenn man sicher ist, dass der Empfänger ihn kennt. Ansonsten lohnt es sich, Begriffe kurz zu erläutern oder in einfachen Worten zu ersetzen. -
Keine wortwörtlichen Übersetzungen von deutschen Redewendungen oder Sprichwörtern, da diese im Englischen häufig nicht verstanden werden und unprofessionell wirken können. 4, 7
Erweiterung: Beispiele hierfür sind Ausdrücke wie „Ich drücke dir die Daumen“ wörtlich übersetzt als „I press my thumbs for you“, was für englische Muttersprachler nicht nachvollziehbar ist. Stattdessen sollte man die entsprechende englische Redewendung wie „I’m keeping my fingers crossed for you“ verwenden. Ein gutes Verständnis kultureller Unterschiede vermeidet solche Missverständnisse und verbessert die Glaubwürdigkeit. -
KISS-Prinzip: Keep it short and simple - kurze und klare Sätze schreiben, keine zu langen oder komplizierten Satzkonstruktionen. 7, 4
Erweiterung: Komplexe oder verschachtelte Sätze erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, vor allem bei Empfängern, deren Englisch nicht die Muttersprache ist. Statt eines Satzes mit vielen Nebensätzen lieber mehrere kurze Sätze verwenden, um Gedanken klar zu strukturieren. Beispiel: Statt „As we discussed in our previous meeting, which was quite detailed, I have prepared the report, which you will find attached,” besser „We discussed this in our previous meeting. I have prepared the report. You will find it attached.“ -
Missverständnisse durch falsche oder irreführende Begriffe vermeiden, z.B. kein „Handy“ sondern „mobile“, kein „Beamer“ sondern „projector“. 4
Erweiterung: Einige Wörter werden im Englischen anders verwendet oder haben eine andere Bedeutung als im Deutschen. Ein klassisches Beispiel ist „Gymnasium“ im Deutschen, das in Großbritannien nicht das Fitnessstudio, sondern eine weiterführende Schule bezeichnet. Deshalb sollte man auf solche „falschen Freunde“ achten und gegebenenfalls das passende englische Wort nachschlagen. -
Formale Anrede und Grußformel passend zum Empfänger wählen, z.B. „Dear Mr./Ms. [Nachname]“ oder „Dear Sir/Madam“ bei Unbekannten. 5
Erweiterung: Die Anrede sollte immer zum Empfänger passen. Wenn der Vorname bekannt und der Umgang informell ist, sind auch weniger formelle Anreden wie „Hi John“ oder „Hello Sarah“ akzeptabel. Die Grußformel am Ende der E-Mail, wie „Best regards“ oder „Sincerely“, sollte ebenfalls zum Ton und zur Beziehung zum Empfänger passen und nicht zu leger sein. Bei förmlichen Schreiben sind Abschiedsformeln wie „Yours faithfully“ oder „Yours sincerely“ angemessen. -
Profisprache bevorzugen und Umgangssprache, SMS-Kürzel oder Akronyme wie LOL, TYSM im beruflichen Kontext vermeiden. 9
Erweiterung: Solche Abkürzungen können als unprofessionell wahrgenommen werden und wirken bei formellen oder fachlichen E-Mails deplatziert. Außerdem ist nicht immer garantiert, dass der Empfänger diese Kürzel kennt, vor allem wenn Englisch nicht seine Muttersprache ist. Statt „TYSM for your help“ besser „Thank you very much for your assistance“ schreiben.
Weitere häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Mangelnde Struktur und fehlende Gliederung
E-Mails ohne klare Struktur erschweren das Lesen und Verstehen. Es empfiehlt sich, Absätze zu nutzen sowie wichtige Punkte mit Aufzählungen hervorzuheben. Eine kurze, prägnante Einleitung sollte den Grund der E-Mail benennen, gefolgt von der Erklärung oder den Details und abschließend einer klaren Handlungsaufforderung oder einem höflichen Abschluss.
Fehlende Betreffzeile oder eine unklare Betreffzeile
Der Betreff sollte den Inhalt der E-Mail knapp zusammenfassen, z.B. „Meeting request for project update“ statt „Hello“ oder „Important“. Eine klare Betreffzeile erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail zeitnah gelesen wird.
Unklare oder fehlende Call-to-Action
Viele E-Mails bleiben unklar darüber, was vom Empfänger erwartet wird. Am Ende sollte deutlich stehen, ob eine Antwort, eine Bestätigung, ein Termin oder andere Aktion gewünscht ist, z.B. „Please confirm your availability by Friday.“
Zu viele und zu lange Anhänge
Anhänge sollten sparsam und sinnvoll sein. Große Dateien oder zu viele Anhänge können den Empfänger überfordern oder technische Probleme verursachen. Wenn möglich, empfiehlt sich das Bereitstellen von Links zu Cloud-Dokumenten.
Tipps für mehr Professionalität im E-Mail-Stil
- Vermeidung von Fehlern durch Korrekturlesen zu unterschiedlichen Zeiten: Direkt nach dem Schreiben ist man oft „betriebsblind“. Ein zeitlicher Abstand hilft, Fehler leichter zu erkennen.
- Sprachliche Höflichkeitsfloskeln und positive Formulierungen: Statt „You didn’t send the report“ lieber „I noticed the report might not have been sent yet. Could you please share it?“
- Vermeidung von Überflüssigem: Alle Inhalte sollten relevant sein. Lange Erklärungen oder zu viele Details verwässern die Hauptbotschaft.
Zusammengefasst sollten E-Mails auf Englisch klar strukturiert, höflich und professionell sein, mit korrekter Grammatik, passend gewähltem Vokabular und in angemessener Tonalität. Dabei helfen kurze Sätze und das Vermeiden von kulturell missverständlichen Ausdrücken. Vor dem Abschicken sollte die E-Mail auf Fehler überprüft werden. Eine bewusste Gestaltung der E-Mail steigert die Chancen auf eine positive und schnelle Antwort.