Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Welche Fehler sollte man beim Schreiben einer englischen E-Mail vermeiden
Beim Schreiben einer englischen E-Mail sind vor allem drei Dinge entscheidend: der passende Ton, klare Formulierungen und sprachliche Genauigkeit. Wer höflich, kurz und verständlich schreibt, wirkt professionell und vermeidet Missverständnisse.
- Den richtigen Ton treffen: Je nach Empfänger sollte die Sprache formell oder weniger formell sein, aber in beruflichen Kontexten immer höflich und respektvoll. Umgangssprache oder zu lockerer Stil sind zu vermeiden. 1 In einer Mail an eine Vorgesetzte klingt etwa Could you please send me the file? deutlich passender als ein zu salopper Satz wie Send me the file ASAP.
- Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden: Auch wenn automatische Korrekturprogramme genutzt werden, sollte man besonders auf homophone Wörter wie „to“ und „too“ achten und zweifelhafte Sätze laut aussprechen oder von Muttersprachlern prüfen lassen. 5, 1 Gerade kleine Fehler fallen in E-Mails auf, weil sie direkt sichtbar sind und oft schneller gelesen als ein längerer Text.
- Zu viele Fachbegriffe, Abkürzungen oder technisches Kauderwelsch vermeiden: Solche Ausdrücke können den Empfänger verwirren, vor allem wenn nicht klar ist, welches Vorwissen vorhanden ist. 1 Im Zweifel ist die einfache Variante besser als eine präzise, aber unnötig komplizierte Formulierung.
- Keine wortwörtlichen Übersetzungen aus dem Deutschen verwenden: Redewendungen oder Sprichwörter werden im Englischen häufig nicht verstanden und können unprofessionell wirken. 4, 7 Ein Satz wie „I have the cat in the bag“ ist kein guter Ersatz für eine direkte, sachliche Aussage.
- Das KISS-Prinzip beachten: Keep it short and simple bedeutet kurze, klare Sätze statt langer, verschachtelter Konstruktionen. 7, 4 Eine E-Mail mit zwei oder drei präzisen Absätzen ist oft wirksamer als ein Text mit vielen Nebensätzen und Einschüben.
- Missverständliche Begriffe vermeiden: Wörter, die im Deutschen geläufig sind, haben im Englischen oft eine andere Bedeutung oder werden anders verwendet. 4 Statt „Handy“ sollte man etwa mobile oder mobile phone schreiben, statt „Beamer“ projector.
- Formelle Anrede und Grußformel passend wählen: Bei unbekannten Empfängern sind Formeln wie Dear Sir/Madam möglich, bei namentlich bekannten Personen wirkt Dear Mr./Ms. [Nachname] angemessen. 5 Auch der Abschluss sollte zur Situation passen, etwa Kind regards in geschäftlichen E-Mails.
- Profisprache bevorzugen: Umgangssprache, SMS-Kürzel oder Akronyme wie LOL, TYSM oder ähnliche Abkürzungen gehören nicht in berufliche E-Mails. 9 Solche Formen wirken schnell zu locker, selbst wenn die Nachricht freundlich gemeint ist.
Typische Stilfehler in englischen E-Mails
Ein häufiger Fehler ist ein Ton, der nicht zur Beziehung zwischen den Gesprächspartnern passt. Eine Mail an eine neue Kundin braucht eine andere Höflichkeit als eine kurze Nachricht an einen Kollegen, mit dem täglich zusammengearbeitet wird. In beiden Fällen gilt jedoch: Klarheit ist wichtiger als Effekthascherei.
Problematisch sind auch Formulierungen, die auf Deutsch natürlich klingen, im Englischen aber hart oder ungenau wirken. Ein direkt übersetztes „Ich warte auf dein Feedback“ kann je nach Kontext ungeduldig klingen; natürlicher ist oft I look forward to your feedback oder I would appreciate your feedback. Solche Unterschiede sind klein, verändern aber den Eindruck einer ganzen Nachricht.
Inhalt vor Formulierung
Eine gute englische E-Mail beantwortet möglichst schnell die wichtigsten Fragen: Wer schreibt? Worum geht es? Was wird benötigt? Bis wann? Wer diese Punkte früh nennt, spart Nachfragen und macht die Mail leichter lesbar.
Praktisch ist eine einfache Struktur:
- Eröffnung: kurzer Gruß und Kontext
- Anliegen: der Hauptpunkt in ein bis zwei Sätzen
- Details: nur die nötigen Informationen
- Abschluss: höfliche Schlussformel mit klarer Handlungsaufforderung, falls nötig
Gerade im beruflichen Alltag sind kurze, direkte E-Mails oft erfolgreicher als sehr lange Texte. Auch beim Lernen von Kommunikationssituationen hilft aktives Üben von typischen Gesprächs- und Mailmustern, weil Formulierungen dadurch schneller abrufbar werden.
Häufige Formulierungsfallen
Einige Fehler entstehen nicht durch Grammatik, sondern durch falsche Wortwahl. Dazu gehören:
- false friends: Wörter, die ähnlich aussehen, aber etwas anderes bedeuten
- zu direkte Befehle: Sätze ohne Höflichkeitsformeln können streng wirken
- zu viele Füllwörter: Sie machen eine E-Mail länger, aber nicht verständlicher
- uneinheitliche Anredeformen: Einmal formell, einmal locker zu schreiben, wirkt unruhig
Auch die Zeichensetzung spielt eine Rolle. Im Englischen werden Anreden und Grußformeln in E-Mails oft mit Kommas oder Doppelpunkten gesetzt, je nach Stil und Region. Wichtig ist vor allem, innerhalb einer E-Mail konsistent zu bleiben.
Vor dem Abschicken prüfen
Vor dem Senden lohnt sich ein kurzer Kontrollblick auf vier Punkte:
- Ist die Anrede korrekt?
- Sind Namen, Daten und Anhänge richtig?
- Ist die E-Mail kurz, klar und höflich formuliert?
- Gibt es Tippfehler oder missverständliche Wörter?
Eine saubere E-Mail muss nicht kompliziert sein. Sie sollte für den Empfänger sofort verständlich sein, den passenden Ton treffen und sprachlich so sicher wirken, dass der Inhalt im Vordergrund bleibt.