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Wie vermeide ich informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben

Englisch für jeden Anlass: Formell oder Informell?: Wie vermeide ich informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben
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Um informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben zu vermeiden, sind folgende Punkte wichtig:

  • Verwenden Sie eine gehobene, formelle Wortwahl anstelle von Umgangssprache, Slang oder Abkürzungen. Statt „Hallo“ sollte z. B. „Sehr geehrte/r Herr/Frau …“ genutzt werden.
  • Formulieren Sie Sätze klar, präzise und komplex mit vollständigen Gedanken. Vermeiden Sie Kurzformen und persönliche, emotionale oder umgangssprachliche Ausdrücke.
  • Verwenden Sie höfliche und respektvolle Anredeformen, häufig mit Titeln und Nachnamen, und achten Sie auf grammatikalische Korrektheit.
  • Schreiben Sie möglichst in der dritten Person und eher in der aktiven Stimme, vermeiden Sie persönliche Meinungen und wiederholte Ausdrücke.
  • Strukturieren Sie den Text gut und nutzen Sie Einleitungen, thematische Absätze und abschließende Zusammenfassungen.
  • Prüfen Sie Ihre Texte sorgfältig auf Verständlichkeit und Korrektheit und lassen Sie sie idealerweise gegenlesen.

Diese Methoden helfen, den Ton formell, professionell und angemessen für offizielle Schreiben zu gestalten und damit informelle Ausdrücke effektiv zu vermeiden. 1, 2, 3, 4, 5, 7

Warum ist die Vermeidung informeller Ausdrücke in offiziellen Schreiben wichtig?

In offiziellen Schreiben repräsentiert der Verfasser nicht nur sich selbst, sondern häufig auch eine Organisation oder Institution. Ein formeller, professioneller Stil vermittelt Respekt, Seriosität und Kompetenz. Informelle Ausdrücke, Slang oder umgangssprachliche Formulierungen können hingegen unprofessionell wirken und den Eindruck von Nachlässigkeit oder fehlender Wertschätzung erwecken. Gerade im geschäftlichen oder behördlichen Kontext ist es daher entscheidend, eine klare, höfliche und präzise Sprache zu verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden und das Anliegen wirkungsvoll zu kommunizieren.

Typische Beispiele für informelle vs. formelle Ausdrücke

Informell:

  • „Hallo Herr Müller, ich wollte nur schnell fragen, ob…“
  • „Kannst du mir bitte Bescheid geben?“
  • „Danke im Voraus!“
  • „Ich finde, dass…“

Formal:

  • „Sehr geehrter Herr Müller, ich möchte Sie höflich bitten, mitzuteilen, ob…“
  • „Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mich informieren könnten.“
  • „Für Ihre Unterstützung danke ich Ihnen im Voraus.“
  • „Es erscheint sinnvoll, dass…“

Diese Vergleiche verdeutlichen, wie auch kleine Änderungen im Wortlaut den Ton sofort anheben können.

Häufige Fehler bei der Vermeidung informeller Sprache

  1. Übermäßige Verwendung von Fachjargon: Während Präzision wichtig ist, sollte die Sprache nicht zu kompliziert oder zu technisch werden, um die Lesbarkeit zu erhalten. Formelle Sprache bedeutet nicht automatisch Fachchinesisch.
  2. Zu viele Passivsätze: Passivkonstruktionen sind zwar oft formeller, übertriebener Gebrauch kann jedoch den Text schwerfällig machen und den Leser ermüden. Ein ausgewogenes Verhältnis aus Aktiv und Passiv ist ideal.
  3. Vernachlässigung der Höflichkeitsformen: Formulierungen wie „Bitte“ und „Vielen Dank“ dürfen nicht vergessen werden, denn sie tragen maßgeblich zu einem freundlichen und respektvollen Ton bei.
  4. Direkte Ansprache ohne Höflichkeitsform: Zum Beispiel „Du“ oder Vornamen im geschäftlichen Kontext wirken schnell zu vertraulich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So wird Ihr offizielles Schreiben formeller

1. Ziel und Empfänger festlegen

Überlegen Sie genau, an wen sich Ihr Schreiben richtet und welchen Eindruck Sie hinterlassen möchten. Ein Schreiben an eine Behörde erfordert andere Formulierungen als eine E-Mail an eine Kollegin.

2. Anrede und Einleitung wählen

Verwenden Sie die standardisierte Anrede „Sehr geehrte/r Herr/Frau …“ oder „Guten Tag“ (nur in weniger formellen Kontexten). Beginnen Sie mit einer höflichen Einleitung, z. B. mit Bezug auf ein vorausgegangenes Gespräch oder den Anlass des Schreibens.

3. Kernbotschaft klar und präzise formulieren

Schreiben Sie in vollständigen Sätzen und vermeiden Sie Umgangssprache. Nutzen Sie Konjunktionen und verbindende Worte, um den Text flüssig und logisch wirken zu lassen.

4. Höflichkeitsfloskeln einbauen

Formeln wie „Ich wäre Ihnen dankbar…“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ zeigen Respekt und Professionalität.

5. Textstruktur und Absätze beachten

Vermeiden Sie lange Textblöcke. Kurze Absätze mit thematischem Schwerpunkt erleichtern das Lesen und geben dem Leser Orientierung.

6. Rechtschreibung und Grammatik prüfen

Nutzen Sie Rechtschreibprüfungen und lassen Sie idealerweise einen Dritten Korrektur lesen, um Fehler zu vermeiden.

Tipps zum Erkennen und Ersetzen informeller Ausdrücke

  • Achten Sie auf Abkürzungen: Vermeiden Sie „z. B.“, „u. a.“, „etc.“ in übermäßigem Maße, wenn sie den Lesefluss stören. Schreiben Sie besser die ausgeschriebenen Formen aus.
  • Verzicht auf Füllwörter: Wörter wie „halt“, „eben“ oder „mal“ gelten als umgangssprachlich und schwächen den professionellen Ton.
  • Keine zu direkte Ansprache: Statt „Du solltest…“ besser „Es wird empfohlen…“ formulieren.
  • Wählen Sie präzise Synonyme: „machen“ kann durch „erledigen“, „durchführen“ oder „veranlassen“ ersetzt werden.

Der Einfluss der Sprache auf die Wirkung Ihres Briefes

Die Wahl der Sprache beeinflusst, wie der Empfänger den Inhalt und den Absender wahrnimmt. Ein gut formulierter, formeller Text schafft Vertrauen und erhöht die Chancen, dass Anliegen positiv aufgenommen und schnell bearbeitet werden. Zusätzlich signalisiert er Sorgfalt und Respekt gegenüber dem Empfänger. Dagegen können informelle Ausdrücke einen Brief schnell als weniger seriös erscheinen lassen – selbst wenn der Inhalt wichtig ist.

Verweise

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