Wie vermeide ich informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben
Um informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben zu vermeiden, sind folgende Punkte wichtig:
- Verwenden Sie eine gehobene, formelle Wortwahl anstelle von Umgangssprache, Slang oder Abkürzungen. Statt „Hallo“ sollte z. B. „Sehr geehrte/r Herr/Frau …“ genutzt werden.
- Formulieren Sie Sätze klar, präzise und komplex mit vollständigen Gedanken. Vermeiden Sie Kurzformen und persönliche, emotionale oder umgangssprachliche Ausdrücke.
- Verwenden Sie höfliche und respektvolle Anredeformen, häufig mit Titeln und Nachnamen, und achten Sie auf grammatikalische Korrektheit.
- Schreiben Sie möglichst in der dritten Person und eher in der aktiven Stimme, vermeiden Sie persönliche Meinungen und wiederholte Ausdrücke.
- Strukturieren Sie den Text gut und nutzen Sie Einleitungen, thematische Absätze und abschließende Zusammenfassungen.
- Prüfen Sie Ihre Texte sorgfältig auf Verständlichkeit und Korrektheit und lassen Sie sie idealerweise gegenlesen.
Diese Methoden helfen, den Ton formell, professionell und angemessen für offizielle Schreiben zu gestalten und damit informelle Ausdrücke effektiv zu vermeiden. 1, 2, 3, 4, 5, 7
Was sind informelle Ausdrücke genau?
Informelle Ausdrücke zeichnen sich durch ihre Nähe zur Alltagssprache aus und dienen in der Regel dazu, eine freundschaftliche oder lockere Atmosphäre zu erzeugen. Dazu zählen umgangssprachliche Wörter, Slang, Abkürzungen oder auch Füllwörter wie „ja“, „halt“ oder „sozusagen“. Im Gegensatz dazu steht die formelle Sprache, die sich durch präzise Wortwahl, vollständige Satzstrukturen und höfliche Wendungen auszeichnet. Der Hauptunterschied liegt darin, dass informelle Ausdrücke oft subjektiv, emotional und weniger strukturiert sind, während formelle Sprache objektiv, neutral und klar ist.
Typische informelle Ausdrücke in offiziellen Schreiben vermeiden
Ein häufiger Fehler besteht darin, Formen wie „Moin“ oder „Hi“ als Begrüßung in offiziellen E-Mails zu verwenden. Ebenso gehören Ausdrücke wie „ich glaube“, „na ja“, „kann man so sagen“ oder „mal eben“ nicht in einen formellen Text. Diese wirken unsicher, nachlässig oder zu locker. Verringern lassen sich diese Fehler durch klare Formulierungen ohne Zusatzwörter, die die Aussage abschwächen oder emotional färben.
Auch die Verwendung von häufigen Umgangssprachelementen wie „krass“, „cool“, „mega“ oder „echt“ ist unangebracht. Stattdessen helfen neutrale Synonyme oder Umschreibungen, z. B. „sehr“ oder „außerordentlich“.
Sprachliche Mittel für einen formellen Stil
- Formelle Grußformeln: Neben „Sehr geehrte Damen und Herren“ sind je nach Kontext auch „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ üblich. Der Verzicht auf Kosenamen oder Diminutive („liebe Frau Müller“ statt „liebe Frau Müllerchen“) zeigt Respekt.
- Vermeidung von Abkürzungen: Abkürzungen wie „z. B.“, „etc.“, „u. a.“ sind in moderater Verwendung erlaubt, doch sollten SMS-Kürzel oder internettypische Abkürzungen („LOL“, „btw“, „etc.“) keinesfalls erscheinen.
- Fachbegriffe und Standardsprache: Im beruflichen oder administrativen Kontext sind Fachbegriffe oft notwendig. Diese sollten korrekt verwendet werden, ohne durch Umgangssprache verwässert zu werden.
- Modalverben, Konjunktiv und Passiv: Höfliche Distanz kann durch den Konjunktiv („könnten Sie bitte…“) oder Passivkonstruktionen („Es wird gebeten…“) erreicht werden, die persönliches Engagement etwas zurücknehmen und die Objektivität wahren.
Grammatikalische Fehler als informelle Fallen
Trotz meist korrekter Rechtschreibung lassen sich oft grammatische Stolpersteine entdecken, die einen informellen Eindruck hinterlassen. Beispielsweise führen falsche Kommasetzung, unvollständige Nebensätze oder unangemessene Syntax (z. B. Satzfragmente) zu Verständniseinbußen und wirken unprofessionell.
Hier einige typische Fehlerquellen:
- Fehlender Genitiv oder unpassender Dativ
- Uneinheitliche Zeitformen
- Verwechselte Kasus bei Präpositionen
- Umgangssprachliche Satzkonstruktionen, wie „Ich hab da was gefunden.“
Eine klare, gut strukturierte Grammatik unterstützt nicht nur die Formalität, sondern auch die Lesbarkeit und den Respekt gegenüber dem Empfänger.
Inhalte sinnvoll strukturieren
Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die klare Gliederung eines offiziellen Schreibens. Ein formeller Text profitiert von:
- Einleitung: Hier wird der Anlass kurz vorgestellt.
- Hauptteil: Detaillierte Informationen, Argumente oder Anliegen folgen strukturiert in Absätzen.
- Schluss: Zusammenfassung oder Aufforderung zum Handeln, ggf. Danksagung oder Hinweis auf mögliche Rückfragen.
Absätze sind idealerweise nicht zu lang (max. 5–7 Zeilen), damit der Text leichter erfassbar bleibt. Zwischenüberschriften können zusätzlichen Überblick schaffen, wenn das Schreiben sehr lang oder komplex ist.
Praktische Beispiele: informell vs. formell
| Informell | Formell |
|---|---|
| Hi Herr Meier, ich hab da mal ne Frage. | Sehr geehrter Herr Meier, ich habe eine Frage. |
| Kannst du mir das schnell schicken? | Könnten Sie mir bitte die Unterlagen zukommen lassen? |
| Ich denke mal, das passt so. | Ich bin der Ansicht, dass dies passend ist. |
| Danke dir! | Vielen Dank für Ihre Unterstützung. |
Diese Gegensätze zeigen, wie der Ton allein durch Wortwahl und Satzbau klar unterschieden wird.
Häufige Missverständnisse über formelle Sprache
- Formell heißt nicht kompliziert: Ein häufiger Irrglaube ist, man müsse stets lange, verschachtelte Sätze verwenden. Klarheit und Kürze sind in offiziellen Schreiben jedoch wichtiger als Schonungsformulierungen.
- Höflichkeit ist mehr als Floskeln: Zwar sind Formeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ standardisiert, doch echte Höflichkeit zeigt sich auch im sachlichen und respektvollen Umgangston, nicht nur in vorformulierten Wendungen.
- Keine Angst vor der aktiven Stimme: Oft wird Passiv als formeller angesehen, doch eine klare aktive Formulierung ist meist verständlicher und wirkt professioneller, solange die Höflichkeit gewahrt bleibt.
Empfehlung zur Praxis
Für Fremdsprachige ist der Sprung vom informellen zum formellen Stil besonders anspruchsvoll, da viele landesspezifische Nuancen zu beachten sind. Ein wirksamer Weg, Sicherheit zu gewinnen, ist das aktive Üben von realistischen Schreib- und Gesprächssituationen. Dabei helfen gezielte Reflexion sowie Rückmeldungen durch vertraute Muttersprachler oder professionelle Korrektoren. Sprachlern-Apps mit Konversations-Komponenten bieten zudem wertvolle Gelegenheit, den formellen Sprachstil im Kontext zu trainieren.