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Wie kann man professionell eine Nachricht auf Englisch hinterlassen

Die wichtigsten Phrasen für Telefonate auf Englisch: Wie kann man professionell eine Nachricht auf Englisch hinterlassen
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Professionell eine Nachricht auf Englisch zu hinterlassen, insbesondere per E-Mail oder Anrufbeantworter, folgt bestimmten höflichen und klaren Kommunikationsregeln. Hier sind die wichtigsten Tipps:

  • Beginnen Sie immer mit einer Begrüßung wie “Dear [Name],” für E-Mails oder “Hello, this is [Ihr Name]” bei einer Sprachnachricht.
  • Stellen Sie sich kurz vor und nennen Sie den Grund Ihres Anrufs oder Ihrer Nachricht.
  • Nennen Sie wichtige Details präzise und sachlich, z.B. Anliegen, Zeitvorgaben oder Rückrufnummer.
  • Bitten Sie höflich um Rückmeldung oder Aktion, z.B. “Please call me back at [Nummer]” oder “I look forward to your reply.”
  • Beenden Sie Nachrichten mit einer freundlichen Schlussformel, z.B. “Best regards,” oder “Thank you for your time.”
  • Vermeiden Sie Umgangssprache, Abkürzungen (z.B. LOL, TTYL) und zu viele Ausrufezeichen.
  • Halten Sie die Nachricht kurz, klar und professionell.

Warum ist professionelle Kommunikation wichtig?

In der internationalen Geschäftskommunikation und auch im Alltag kann eine professionell formulierte Nachricht den Unterschied machen, ob man ernst genommen wird oder nicht. Gerade bei Englisch als Fremdsprache ist es wichtig, typische Fehler zu vermeiden, die unhöflich oder unklar wirken können. Eine strukturierte, höfliche Nachricht zeigt Respekt gegenüber dem Empfänger und erhöht die Chancen auf eine positive Antwort.

Detaillierte Anleitung für eine professionelle E-Mail

1. Begrüßung

Beginnen Sie mit einer passenden Anrede. In formellen Kontexten ist “Dear Mr./Ms. [Nachname],” Standard. Wenn der Name unbekannt ist, verwendet man z.B. “Dear Sir or Madam,” oder “To whom it may concern,”. Bei etwas informelleren E-Mails kann auch “Hello [Name],” genutzt werden.

2. Einleitung

Eine Freundlichkeitsformel am Anfang hilft, einen positiven Ton zu setzen:

  • “I hope this message finds you well.”
  • “I hope you are doing well.”

Diese Einleitungen wirken höflich, ohne zu lang zu sein.

3. Vorstellung und Zweck

Stellen Sie sich gegebenenfalls kurz vor:

  • “My name is [Ihr Name], and I am contacting you regarding…”

Danach folgen Sie mit dem Grund der Nachricht:

  • “I am writing to inquire about…”
  • “I would like to discuss…“

4. Hauptteil: Details klar und präzise angeben

Formulieren Sie Ihr Anliegen konkret und übersichtlich:

  • Nutzen Sie Absätze für unterschiedliche Punkte.
  • Vermeiden Sie vage Formulierungen.
  • Beispiel: “I would like to confirm our meeting scheduled for March 3rd at 10 AM.”

5. Höfliche Bitte um Rückmeldung

Bitten Sie explizit um eine Aktion oder Antwort:

  • “Please let me know if you need any further information.”
  • “I would appreciate your prompt response.”

6. Abschluss und Grußformel

Beenden Sie die E-Mail freundlich und professionell:

  • “Best regards,”
  • “Sincerely,”
  • “Thank you for your attention.”

7. Signatur

Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu, z.B. Telefonnummer, Position, Firmenname.

Typische Fehler vermeiden

  • Zu informeller Stil: Vermeiden Sie zu lockere Ausdrücke oder Emojis in beruflichen Nachrichten.
  • Vermeidung von Passiv ohne Subjekt: Englische Nachrichten wirken klarer mit konkreten Subjekten, z.B. statt “Mistakes were made” lieber “I made a mistake.”
  • Lange und unübersichtliche Sätze: Kurze, klare Sätze erleichtern das Verständnis.
  • Fehlende Kontaktdaten: Immer eine Rückrufnummer oder E-Mail für die Antwort angeben.
  • Unhöfliche oder fordernde Formulierungen: Statt “Send me the report now!” lieber “Could you please send me the report at your earliest convenience?”

Professionelle Voicemail hinterlassen: Schritt-für-Schritt

Für die Hinterlassung einer Sprachnachricht gelten ähnliche Prinzipien. Eine professionelle Voicemail sollte:

  1. Begrüßung und Name nennen:
    “Hello, this is [Ihr Name].”

  2. Grund des Anrufs nennen:
    “I am calling regarding [Thema].”

  3. Konkrete Wunsch oder Bitte äußern:
    “Please call me back at [Nummer].”

  4. Höflicher Abschluss:
    “Thank you very much.”

  5. Mit dem Namen abschließen (optional):
    “I look forward to hearing from you.”

Beispiel für eine vollständige Voicemail:

“Hello, this is Anna Müller calling regarding our project update. Please call me back at 0123 4567890. Thank you very much. I look forward to hearing from you.”

Unterschiede zwischen E-Mail und Voicemail

  • E-Mail: Kann länger sein, bietet mehr Details und Struktur.
  • Voicemail: Muss kurz, prägnant und klar verständlich sein, da der Zuhörer die Nachricht nur einmal hört.

Die Stimme und der Ton sind bei Voicemails zusätzlich entscheidend – freundlich, ruhig und deutlich sprechen.

FAQ: Häufige Fragen zu professionellen Nachrichten auf Englisch

F: Wie lang sollte eine professionelle Voicemail sein?
A: Ideal sind 20 bis 30 Sekunden. So wird die wichtigste Information vermittelt, ohne den Empfänger zu überfordern.

F: Kann ich über eine Voicemail auch eine E-Mail-Adresse hinterlassen?
A: Ja, wenn es nötig ist, aber sprechen Sie die E-Mail langsam und deutlich, da sie sonst schwer verstanden wird.

F: Was tun, wenn ich den Namen des Empfängers nicht weiß?
A: Verwenden Sie höfliche allgemeine Anreden wie “Dear Sir or Madam,” in E-Mails oder sprechen Sie die Voicemail neutral, z. B. “Hello, I am calling regarding…”

F: Sind Abkürzungen erlaubt?
A: In professionellen Nachrichten immer vermeiden – sie können unklar oder zu informell wirken.

Diese ausführlichen Anleitungen dienen einer soliden Basis, um auf Englisch selbstbewusst und professionell zu kommunizieren – sei es schriftlich oder am Telefon. Die Beherrschung solcher Standardphrasen ist ein wichtiger Schritt für Polyglotten, die im internationalen Kontext souverän agieren möchten.

Verweise

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