Zum Inhalt springen
Wie kann man professionell eine Nachricht auf Englisch hinterlassen visualisation

Wie kann man professionell eine Nachricht auf Englisch hinterlassen

Die wichtigsten Phrasen für Telefonate auf Englisch: Wie kann man professionell eine Nachricht auf Englisch hinterlassen
Lernen mit der Comprenders App Telegram-Kurse beitreten Über Comprenders

Professionell eine Nachricht auf Englisch zu hinterlassen, insbesondere per E-Mail oder Anrufbeantworter, folgt bestimmten höflichen und klaren Kommunikationsregeln. Die wichtigste Faustregel lautet: Klarheit und Höflichkeit sind entscheidend, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und die gewünschte Reaktion zu fördern.

Hier sind die wichtigsten Tipps:

  • Beginnen Sie immer mit einer Begrüßung wie “Dear [Name],” für E-Mails oder “Hello, this is [Ihr Name]” bei einer Sprachnachricht.
  • Stellen Sie sich kurz vor und nennen Sie den Grund Ihres Anrufs oder Ihrer Nachricht.
  • Nennen Sie wichtige Details präzise und sachlich, z.B. Anliegen, Zeitvorgaben oder Rückrufnummer.
  • Bitten Sie höflich um Rückmeldung oder Aktion, z.B. “Please call me back at [Nummer]” oder “I look forward to your reply.”
  • Beenden Sie Nachrichten mit einer freundlichen Schlussformel, z.B. “Best regards,” oder “Thank you for your time.”
  • Vermeiden Sie Umgangssprache, Abkürzungen (z.B. LOL, TTYL) und zu viele Ausrufezeichen.
  • Halten Sie die Nachricht kurz, klar und professionell.

Warum ist eine professionelle Nachricht wichtig?

Im beruflichen Umfeld werden täglich hunderte Nachrichten verschickt und empfangen. Studien zeigen, dass klare, höfliche Kommunikation die Wahrscheinlichkeit einer schnellen und positiven Rückmeldung um bis zu 50 % erhöhen kann. Unprofessionelle Nachrichten wirken dagegen oft nachlässig und können Missverständnisse verursachen oder sogar den Ruf beeinträchtigen. Deshalb lohnt es sich, bewährte Sprachmuster und Strukturen für optimale Verständlichkeit und Höflichkeit zu verwenden.

Struktur einer professionellen gesprochenen Nachricht (Voicemail)

Für eine englische Voicemail-Nachricht können folgende Elemente die Nachricht prägnant und professionell machen:

  1. Begrüßung und Vorstellung: „Hello, this is [Ihr Name].“
  2. Grund des Anrufs: „I’m calling regarding [Thema].“
  3. Handlungsaufforderung: „Please call me back at [Ihre Telefonnummer].“
  4. Höflicher Abschluss: „Thank you for your time.“

Beispiel:
„Hello, this is Anna Müller calling regarding the project deadline. Please call me back at 123-456-7890. Thank you.“

Tipps für die Tonalität

  • Sprechen Sie langsam und deutlich, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Verwenden Sie eine freundliche und trotzdem sachliche Stimme.
  • Lächeln beim Sprechen wirkt sich positiv auf den Klang der Stimme aus und macht die Nachricht sympathischer.

Aufbau einer professionellen E-Mail-Nachricht

Eine professionelle E-Mail folgt idealerweise einer bewährten Struktur, die Klarheit und Höflichkeit garantiert:

  1. Begrüßung:

    • Formell: „Dear Mr. Smith,“ / „Dear Ms. Johnson,“
    • Weniger formell (wenn angemessen): „Hello James,“

  2. Einleitung:

    • Höfliches Einleiten, oft mit einem Wunsch oder einer kurzen persönlichen Note:
      „I hope this message finds you well.“

  3. Vorstellung (falls nötig):

    • Kurz, wenn der Empfänger Sie nicht kennt:
      „My name is Anna Müller, and I am contacting you regarding…“

  4. Hauptanliegen:

    • Konkrete und präzise Erklärung des Inhalts oder der Bitte.

  5. Bitte um Rückmeldung/Aktion:

    • Klare Aufforderung, z.B.:
      „Please let me know if you need any further information.“
      „I look forward to your prompt reply.“

  6. Abschluss:

    • Höfliche Schlussformulierungen wie:
      „Best regards,“
      „Sincerely,“
      „Thank you for your attention.“

  7. Signatur:

    • Vollständiger Name, Position, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

Beispiel E-Mail:

Dear Mr. Johnson,

I hope this message finds you well. My name is Anna Müller, and I am reaching out regarding the upcoming project meeting scheduled for next week.

Could you please confirm the exact time and location? Additionally, if there are any documents I should prepare, I would appreciate your guidance.

Thank you very much for your assistance. I look forward to your reply.

Best regards,
Anna Müller
Project Coordinator
Phone: 123-456-7890
Email: [email protected]

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

  • Zu langatmig oder unpräzise: Lange, unstrukturierte Nachrichten werden oft nicht vollständig gelesen oder verstanden. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
  • Zu informell: Formulierungen wie „Hey“ oder „What’s up?“ sind im beruflichen Kontext ungeeignet.
  • Falscher Ton: Entweder zu fordernd (z.B. „Call me now!“) oder zu unsicher („Maybe you can call me back?“). Eine höfliche, bestimmte Sprache wirkt professioneller.
  • Unklare Kontaktangaben: Stellen Sie sicher, dass Telefonnummer und E-Mail-Adresse korrekt und gut hörbar/nachzulesen sind.
  • Rechtschreib- und Grammatikfehler: Diese mindern die Glaubwürdigkeit und sollten vor dem Versenden sorgfältig korrigiert werden.

kulturelle Unterschiede beachten

Im englischsprachigen Raum sind Höflichkeitsformeln und eine freundliche, aber zurückhaltende Sprache üblich. Während in Deutschland ein direkterer Ton oft akzeptiert wird, bevorzugen anglo-amerikanische Kontexte oft eine einleitende freundliche Bemerkung und explizite Danksagungen.

Beispiel: In den USA ist es üblich, mit „I hope you’re doing well“ oder „Thank you for your time“ zu beginnen und zu enden, auch bei kurzen Nachrichten. In anderen Ländern mag man dies als zu formell oder gar übertrieben empfinden.

Praktische Übung

Aktives Üben von Voicemail-Botschaften oder E-Mails, auch mit Gesprächspartnern oder KI-Tutor-Apps, hilft, den richtigen Ton zu treffen und die gelernten Strukturen verinnerlichen. Dies steigert die Sicherheit und erleichtert den Alltag in englischsprachigen Berufs- und Alltagssituationen erheblich.

Diese Formulierungen und Regeln sorgen für einen professionellen Eindruck bei der schriftlichen oder gesprochenen Nachricht auf Englisch und erleichtern die Kommunikation in internationalen Kontexten erheblich.

Verweise